Jo parinsadan euron lasku voi olla asiakkaalle niin suuri, että tilaus jää tekemättä, jos lasku pitää maksaa heti. Asiakas lykkää tilaamista ehkä tuonnemmaksi tai - tekee tilauksen sellaiselta yrittäjältä, joka voi tarjoata asiakkailleen joustavia tapoja maksaa. Mitäpä jos sinäkin tarjoaisit perinteisen '14 pv netto' -laskun lisäksi vaihtoehtona luottokorttimaksua, jolloin asiakas voi maksaa laskun osissa? Sinä saat rahat heti ja luottokorttiyhtiö järjestää osamaksun asiakkaalle.
Enemmän mahdollisuuksia asiakkaille, enemmän tilauksia yrittäjälle!
Tavallinen tapa edelleen on, että palvelualan yritykset lähettävät työstään laskun pian, kun työ on tehty. Maksuaika on yleensä 14 päivää, joskus vain seitsemänkin päivää. Yrittäjälle lyhyt maksuaika voi olla järkevää kassanhallintaa, mutta asiakkaan eli palvelun maksajan näkökulmasta tilanne on usein päinvastainen. Koska asiakas kuitenkin päättää, tekeekö hän tilauksen vai ei, joten asiaa kannattaa ajatella hänenkin kannaltaan.
Katsotaan esimerkkinä vaikkapa pientä korjaustyötä tarvitsevaa asiakasta. Hän puntaroi etukäteen rahatilannettaan ja sitä, kuinka ison laskun hän tulee työstä saamaan. Siitä päättelee, onko hänellä varaa tilata palvelu nyt, myöhemmin tai ollenkaan. Työllä olisi kiire ja hän haluaisi mieluiten tilata sen saman tien hyvältä ja tutulta yrittäjältä. Mutta muistaessaan, että tälle yrittäjälle lasku pitää maksaa seitsemässä päivässä, tilaus jääkin tiukan rahatilanteen takia tekemättä. Jos hän voisi maksaa laskun pienemmissä erillä luottokortillaan, hän tekisi tilauksen heti.
Tämä esimerkki on todellisuutta monissa kotitalouksissa. Kuukausituloista ei jää pakollisten menojen jälkeen paljokaan ylimääräistä käyttörahaa. Silloin, kun yritys tarjoaa palveluja yksityishenkilöille ja tyypillinen laskun suuruus on muutamien satojen eurojen luokkaa, yrittäjän kannattaa vakavasti harkita joustavien maksutapojen käyttöönottoa. Monesti ei tulla edes ajatelleeksi, että hyviä tilauksia jää kokonaan saamatta perinteisen 14 pv maksuehdon vuoksi.
Miten saan yritykseni laskuille maksutavaksi luottokorttimaksun?
Nykyään yrittäjällä on monia keinoja tarjota erilaisia maksuvaihtoehtoja asiakkaalleen. Meillä näkökulmana on, että asiakastieto ja kontrolli siihen pysyy täysin yrittäjän omassa hallussa. Esittelemmekin tässä blogissa yrityksen omille kotisivuille asennettavia ratkaisuja, joissa tämä toteutuu. Tässä artikkelissa kerromme, miten omien kotisivujen avulla järjestetään se, että asiakas voi maksaa hänelle lähetetyn laskun suoraan verkossa ja käyttää halutessan luottokorttimaksua. Laskutun kirjoittaminen ja lähetys sekä laskunmaksu tapahtuvat kaikki yrityksen omilla kotisivuilla.
Meidän ratkaisumme online-maksutavan tarjoamiseksi laskutusasiakkaille perustuu Joomla!-järjestelmällä rakennettuun sivustoon ja siihen asennettuun ccInvoices-laskutusohjelmaan. Laskun kirjoitusta ccInvoices-ohjelmalla on esitelty suositussa artikkelissamme Näin kirjoitat laskun ccInvoices-laskutusohjelmalla (2017). Siitä saa hyvän yleiskuvan sovelluksesta; miten sitä käytetään ja millaiselle yritykselle se sopii. Hyvä tilaisuus siirtyä online-laskutukseen on yrityksen alkuvaiheessa tai sivuston uudistamisen yhteydessä. Tai jos sivustosi on jo tehty Joomlalla, voit siirtyä online-laskutukseen koska vain. Löydät lisätietoa ccInvoices-laskutusohjelmasta sen tekijän, Chill Creationsin sivustolta.
ccInvoices-ohjelmaa käytettäessä lasku lähetetään asiakkaalle sähköpostiviestissä ja viestissä on linkki, jonka avulla laskun pääsee maksamaan. Linkin lisäksi asiakas voi tarkastella ja maksaa laskujaan sisäänkirjautumalla yrityksen sivustolle. Asiakas saa myös pdf-laskun sähköpostinviestin liitteenä, ja voi käyttää sitä, jos hän haluaa tulostaa laskun ja maksaa sen perinteiseen tapaan verkkopankissaan. Laskuttava yrittäjä voi myös haluttaessaan tulostaa ja lähettää laskun kirjepostissa asiakkaalle, eli kaikki perinteiset tavat laskun lähettämiseen ja maksuun ovat edelleen käytössä. Online-maksutapa ei siis syrjäytä perinteisiä toimintatapoja, vaan sen avulla voidaan tarjota uusi palvelu, jota monet asiakkaat arvostavat.
ccInvoices-laskutusohjelman käyttöönotto ja perusasetukset
Asiakkaan silmin katsottuna online-maksaminen verkossa on jo meille tuttua. Verkkokaupan kassalla maksa-painiketta napsauttamalla asiakas ohjataan maksunvälittäjän sivustolle, jossa maksu tapahtuu turvallisesti. Miten tällainen helppo toiminto olisi sitten järjestettävissä yrityksen lähettämille laskuille? Käydään sitä seuraavassa läpi. Katsotaan kuitenkin ensin muutamia perusasioita ccInvoices-sovelluksen käyttöönotosta.
Ensimmäisenä työvaiheena ccInvoices-sovelluksen asennuksen jälkeen on yrityskohtaisten perusasetusten määrittely. Näitä ovat esim. laskun maksuehto, tarvittavat ALV-kannat, laskunumeroinnin tapa, yrityksen yhteyssähköposti jne. Nämä on yleensä helposti ja nopeasti käyty läpi. Hieman enemmän työtä on lomakepohjien muokkaamisessa yrityksen ilmeeseen ja käyttöön sopiviksi. Laskulomakkeelle liitetään yrityksen logo ja maksuohjeet muotoillaan niin, että ne ohjaavat sujuvasti asiakasta toimimaan halutulla tavalla.
Kuten jo todettin, ccInvoices-laskutusohjelmaa voidaan hyvin käyttää perinteisen laskutusohjelman tapaan laskujen kirjoittamiseen ja siis täysin ilman online-maksutapaa. Online-maksutapa voidaan myös ottaa koska vain myöhemmin käyttöön. Uudelle käyttäjälle voi olla hyväkin tapa ensin hankkia rutiinia laskujen kirjoitukseen ja hallinnointiin omilla kotisivuilla ja sitten varmuuden kasvettua siirtyä online-maksutapohin. Maksutietoja voidaan myös automaattisesti liittää myös itse sähköpostiviestiin, jolloin asiakas voi maksaa laskun tarvitsematta avata pdf-liitetiedostoa.
Miten online-laskunmaksu toimii laskuttajan kannalta?
Ennen ccInvoices-ohjelman käyttöönottoa on tärkeää miettiä muutamia maksuprosessiin liittyviä asioita, jotta maksaminen saadaan etenemään sujuvasti asiakkaalle. Online-asiointia varten yrityksen kotisivuille tarvitsee luoda oma sivu, esimerkiksi 'Omat sivut' tai 'Omat laskut'. Käytännössä tämä tapahtuu lisäämällä sitä varten uusi valikkonimike päävalikkoon. Valikkonimikettä napsauttamalla laskutusohjelma avaa automaattisesti sivun, jossa näkyy kyseiselle asiakkaalle lähetetyt laskut ja niitä voi lajitella, tarkastella, ladata ja maksaa (Kuva alla).
On tietysti selvää, että kuka hyvänsä ei saa päästä näkemään laskuja, vaan Omat laskut -sivulle tulee päästä ainoastaan kirjautumalla sisään henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Näin varmistetaan, että kukin käyttäjä voi nähdä vain omat laskunsa. Sisäänkirjautumista varten yrityksen kotisivuille tarvitaan sisäänkirjautumismoduuli, jos sellaista ei vielä ole. Kullekin online-käyttäjälle tarvitsee myös luoda oma käyttäjätili. Online-käyttäjä tarkoittaa siis henkilöä, joka voi tarkastella omia tai edustamansa organisaation laskuja verkossa.
Käyttäjätilin luominen salasanoineen ja käyttäjätunnuksineen voi kuullostaa mutkikkaalta. Hyvä uutinen kuitenkin on, että sen luominen sujuu ccInvoices-sovelluksessa lähes itsestään. Uuden asiakkaan tiedot yhteys- ja yritystietoineen kirjataan ensin asiakaskortille ja tiedot tallennetaan napsauttamalla 'Tallenna tämä asiakas' -nappia. Sen jälkeen napsautetaan 'Luo online-käyttäjä' -nappia ja avautuvassa ikkunassa luodaan juuri tähän asiakkaaseen liitettävä online-käyttäjä. Ensimmäiseen kenttään annetaan käyttäjän sähköpostiosoite ja se voidaan kopioda myös nimeksi ja käyttäjätunnukseksi kahteen seuraavaan kenttään.
Online-käyttäjiä voi olla yksi tai useampia liitettynä samaan asiakaskorttiin, jos asiakas haluaa antaa useammalle henkilölle pääsyn laskuihinsa. Tämä on käytännöllistä vaikkapa, kun useampi henkilö yrityksessä tarvitsee lomien aikana pääsyä laskuihin. Online-käyttäjiä voidaan luoda koska vain jälkikäteenkin ja liittää asiakkaisiin tai vastaavasti poistaa pääsy laskuihin yhdellä napautuksella. Online-käyttäjätilin luomisesta kannattaa aina kysyä etukäteen asiakkaalta tai kertoa etukäteen, että asiakkaalle luodaan oletuksena käyttäjätili verkossa asiointia varten.
Kun online-käyttäjätili tallennetaan järjestelmään, kyseiselle käyttäjälle lähetetään automaattisesti sähköpostiviestinä käyttäjätunnus ja salasana. Järjestelmä generoi salasanan on automaattisesti ja käyttäjä voi vaihtaa sen itse koska vain kirjautumalla omaan käyttäjäprofiiliinsa. Näillä tunnuksilla hän pääsee kirjautumaan sivustolle ja tarkastelemaan omia tai sen asiakkaan laskuja, joihin hänellä on pääsyoikeus. Käyttäjä voi myös pitää yhteystiedot ajan tasalla omatoimisesti ja muutenkin näkee aina halutessaan, mitä tietoja hänestä on tallennettu järjestelmään.
Jotta maksut tulevat perille oikealle pankkitilille, tarvitaan sopimus yhden tai useamman maksunvälittäjän kanssa. Rahaliikenteen määrästä ja toisaalta imagosyistäkin riippuu, millaisia maksutapoja kannattaa ja halutaan ottaa käyttöön. Jos maksuliikennettä on kuukausitasolla melko vähän, PayPalin ja Stripen kuukausimaksuttomat, tapahtumakohtaiseen provisioon perustuvat sopimukset voivat olla edullisimmat. Näihin maksutapohin ccInvoices-ohjelmassa on myös oletuksena valmius.
Entä henkilötiedot laskutusohjelmassa ja GDPR?
Kuten jo todettiin, käyttäjä voi itse tarkastella ja hallinnoida omia tietojaan. Laskutukseen liittyviä yksilöintitietoja ei voi kuitenkaan poistaa, tätä edellyttää jo lainsäädätö. Laskutusasiakkaiden osalta henkilötietojen käsittelyn perusteena on tyypillisesti sopimus tai oikeutettu etu ja lisäksi lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen edellyttää tietojen säilyttämistä lain vaatiman säilytysajan.
Jos asiakkaina on yksityishenkilöitä, laskutusohjelman asiakastietokanta sisältää aina henkilötietoja. Myös yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tiedot katsotaan yleensä henkilötiedoiksi.Tämä tulee ottaa huomioon laatimalla henkilötietojen käsittelyä kuvaava tietosuojaseloste. Kun se on laadittu, se linkitetään kotisivuille ja voidaan liittää automaattisesti myös esimerkiksi sähköpostiviestiin, jolla lasku lähetetään. Huomattakoon, että tietosuojaseloste kannattaisi lisätä aina yrityksensä kotisivuille, olipa niille tallennettuna henkilötietoja tai ei, koska kaikki yritykset käsittelevät henkilötietoja tavalla tai toisella.
Joomla!-julkaisujärjestelmään on rakennettu kattava 'Privacy Suite'-työkalu henkilötietojen käsittelemiseksi GDPR:n eli EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. ccInvoices laskutusohjelmaan liittyen Joomlan Privacy Suite kysyy uudelta online-käyttäjältä vielä erikseen suostumusta henkilötietojensa käsittelyyn, kun tämä kirjautuu ensimmäistä kertaa tunnuksillaan sivustolle. Olemme kirjoittaneet Privacy Suite -sovelluksesta artikkelin Yrityksen omat kotisivut tietosuojan tukena (2018).
Mitä tämä maksaa ja miten sen saa?
ccInvoices-laskustusohjelma on saatavissa Joomla!-järjestelmällä tehdyille kotisivuille. Uuden sivuston rakentamisen yhteydessä laskutusohjelman asennus tarvittavine valikkonimikkeineen sujuu kätevimmin. Aikaa vievin työ on sähköpostiviestien ja lomakepohjien muotoilu yrityksen käyttöön sopiviksi. Lisäksi tarvitaan perehdytystä ohjelman käyttöön. Kustannusarvio voi siten olla muutamasta sadasta pariin tuhanteen euroon, sisältäen laskutusohjelman koodin ja sennuksen. ccInvoices ja online-laskutus voidaan ottaa helposti käyttöön esim. WWW-Startti-tuotteemme yhteydessä
Suosittelemme lisäksi ehdottomasti hankkimaan päivityslisenssin, jolla laskutusohjelmaan saa pientä vuosimaksua (nyt: 47€) vastaan uudet päivitykset. Näin varmistetaan ohjelman hyvä toimivuus ja tietoturva myös pitemmän päälle. Päivitykset voidaan liittää Ylläpito-Startti-palvelumme, jolloin ne tulevat hoidetuksi nopeasti ja varmasti. Tällä hetkellä voimme ottaa online-maksuissa käyttöön PayPal-maksutavan, mikä mahdollistaa luottokorttimaksut. Stripe-maksutapa on myös pian tulossa.
Kysy lisää: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
Terveisin, MMM-Tiimi
