MMM-blogi

Säilytä esitteet ja lomakkeet kätevästi kotisivuillasi

Monille on tuttu tilanne, kun asiakkaalle olisi tapaamisen yhteydessä tarpeen antaa vielä yrityksen tai tuotteen esite, mutta se jäi toimistolle ja pdf-esitteetkin ovat siellä koneella. Tai kun tilaus voitaisin lyödä lukkoon ja pistää nimet alle, mutta sopimuslomake ei tullutkaan mukaan. Jospa säilytättekin jatkossa esitteet, lomakkeet ja muut usein tarvittavat tiedostot yrityksenne kotisivujenne yhteydessä, jolloin ne ovat kätevästi saatavilla yhdestä paikasta. Tämä antaa  ammattimaisen ja luottamusta herättävän kuvan toiminnastanne. 

Nykyaikaiset kotisivut sopivat paljon laajempaan hyötykäyttöön kuin vain yrityksen toiminnan esittelyyn. Uudella tekniikalla tehdyllä sivustolla on jo valmiina paljon ominaisuuksia, jotka vain tarvitsee ottaa käyttöön. Erilaisilla laajennusosilla sivuston toiminnallisuutta voidaan vielä laajentaa lisää. Tiedostojen säilyttämiseen omien kotisivujen yhteydessä ja niiden lataamiseen sieltä on monia hyviä sovelluksia. Esittelemme niistä tässä artikkelissa Phoca Downloadia, joka on asennettavissa Joomla!-julkaisujärjestelmällä tehdyille sivuille.

Miksi sitten kannattaa säilyttää tiedostoja omien kotisivujen yhteydessä. Kaikki tiedostoja ei varmasti kannatakaan, mutta meidän mielestämme esimerkiksi pdf-muotoiset esitteet ja ohjekirjat, tulostettavat lomakepohjat ja muu vastaava materiaali on kätevintä säilyttää omilla kotisivuilla. Jokainen meistä muistaa omien kotisivujensa osoitteen, joten tie tiedostojen säilytyspaikkaan löytyy helposti. Lisäksi tarvitsee vain päättää, minkä nimisen linkin takaa ladattavat tiedostot löytyvät ja kenen tulisi päästä dokumentteihin käsiksi, niiin materiaali on aina käden ulottuvilla, missä vain on nettiyteys saatavilla.

Voi myös herätä kysymys, että miksi ei yksinkertaisesti käyttäisi tähän tarkoitukseen pilvitallennustilaa, kuten tunnettuja OneDriveä, Google Driveä, DropBoxia tai vastaavia? Niitä voi hyvin käyttää, mutta varsinkin pienillä yrityksillä pilvitallennustila voi usein olla yrittäjän henkilökohtaisen käyttäjätilin takana.  Kannattaakin miettiä, kumpi näyttää ammattiamaisemmalta asiakkaaan silmissä: oman henkilökohtaisen drive-dokumentin jakaminen, vai kirjautuminen sisään oman yrityksen kotisivuille ja esitteen lataaminen sieltä. Tai jopa tunnusten antaminen asiakkaalle, jotta hän voi ladata haluamansa tiedostot itse.  Lisäksi, kun kotisivut ovat jo olemassa, tallennustilan hyödyntäminen dokumenttien tallennukseen ei yleensä maksa ylimääräistä.

Kaikkien tiedostojen ei välttämättä haluta olevan julkisesti näkyvillä kaikille sivustolla vieraileville. Tämä on normaali tilanne eikä käyttöoikeuksien määrittely ole Phoca Downloadissa ongelma. Tiedostoille voidaan määritellä käyttäjäoikeustasot, mikä tarkoittaa käytännössä, että sivustolle tulee kirjautua sisää käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Käyttäjälle on etukäteen määritelty käyttö- ja pääsyoikeudet, joiden mukaisesti hän pääsee näkemään, lataamaan koneelleen tai koneeltaan palvelimelle tiedostoja. Käyttöoikeus voidaan luoda toki ainoastaan sivuston omistajllekin, jolloin kukaan muu ei pääse rajoitettuun sisältöön käsiksi.

Toisaalta käyttöoikeuksissa voidaan myös määritellä, että rekisteröity käyttäjä voi myös ladata tiedostoja kotisivutilaan. Tämäkin voi olla joskus kätevää: esimerkiksi myyjä voi saman tien ladata esimerkiksi uudet tuote-esitteet palvelimelle kaikkien saataville. Samoin vaikkapa tietyille asiakkaille voidaan antaa oikeus tallentaa esimerkiksi työkohteen kuvia palvelimelle, jolloin ne ovat oikeiden henkilöiden saatavilla saman tien, eivätkä jää esimerkiksi jonkun henkilön sähköpostiin jumiin. Näin omaa kotisivustoa voidaan laajentaa intranetin tyyppiseksi alustaksi ja myös mahdollistaa asiakkaiden ja muiden kumppanien osallistuminen tiedon tuottamiseen.

Tietoturvaan liittyvät kysymykset ovat aina tärkeitä huomoida. Joomla!-julkaisujärjestelmä on tässä suhteessa osoittautunut hyväksi alustaksi. Lisäksi laajennusosia valitessamme, kuten tässä esiteltävää Phoca Downloadia, kiinnitämme erityistä huomiota tekijän referensseihin: miten pitkään kyseinen yritys tai tekijä on ollut markkinoilla, kuinka usein laajennusosia päivitetään, millaista tukea on saatavilla jne. Lisäksi seuraamme keskustelua alan foorumeilla. Näin pyrimme varmistamaan, että sivustoillamme käytetään luotettavien tekijöiden tunnettuja sovelluksia, joille tukea on saatavissa myös tulevaisuudessa.

Halutteko te laajentaa sivustoanne monipuoliseksi ja interaktiiviseksi kohtaamispaikaksi?

Jos nykyinen sivustonne on tehty käyttäen Joomla! 3.x -järjestelmää, tai jos olette juuri harkitsemassa sivustonne uusimista, se onnistuu helposti. Olkaa mehin yhteydessä Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen. tai käyttämällä yhteydenottolomakeetta, niin pääsemme alkuun. Käydään läpi tilanteenne ja tarpeenne ja teemme teille tarjouksen sopivimmsta ratkaisusta.

Voit tutustua Phoca Downloadiin yrityksen omilla englanninkielisillä sivuilla. Olemme juuri kääntäneet viimeisimmän version kielitiedostot suomen kielelle ja ne luonnollisesti sisältyvät asentamaamme pakettiin. Kielitiedostojen ilmaisuja on myös mahdollista sivustokohtaisesti räätälöidä, jos se on tarpeen.

- MMM-tiimi

Aiheeseen liittyviä muita artikkeleita:

Asiasanat:

Sähköposti

Liittyvät artikkelit

Käytämme evästeitä

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä ja analysoimme kävijätietoja anonymisoidusti. Evästeet ovat tarpeelisia sivuston toiminnan kannalta, Voit päättää itse, haluatko hyväksyä evästeet vai et. Huomaa kuitenkin, että jos hylkäät evästeet, et ehkä pysty käyttämään kaikkea sivustomme sisältöä parhaalla mahdollisella tavalla.
Löydät tämän evästevalinnan myöhemmin myös sivun alatunnisteesta.