MMM-blogi

Ajopäiväkirja omille kotisivuille?

Yrityksen kotisivut voivat olla paljon muutakin kuin yrityksen toiminnasta kertova esite. Ajopäiväkirja on yksi esimerkki sovelluksesta, joka voidaan helposti lisätä nykyaikaisella tekniikalla tehdyille kotisivuille. Me teimme sellaisen omille kotisivuillemme ja nyt voimme saman tien autossa kirjata matkan tietoja puhelimella ajopäiväkirjaan ja niitä on helppo täydentää jälkikäteen toimistossa pöytäkoneella.

Ajopäiväkirja yrityksen päivittäisten ajojen kirjaamiseksi on hyvä esimerkki, mihin kaikkeen omat kotisivut taipuvat, kun niiden taustalla toimii nykyaikainen sisällönhallintajärjestelmä. Katsotaanpa siis lähemmin, mistä on kyse. Taustana siihen, miksi halusimme tehdä itse ajopäiväkirjan, emmekä ostaneet valmista sovellusta on, että meillä korvattavia matkoja tulee vähän, emmekä halunneet maksaa kuukausimaksua ominaisuuksista, jotka on tarkoitettu selvästi isomman yrityksen tarpeisiin. 

Yhteys ohjelmasta kirjanpitoon on nykyään yleinen myyntiargumentti ja se onkin tärkeää, jos tapahtumia on paljon. Meille se ei kuitenkaan tärkeysjärjestyksen kärjessä tapahtumien vähäisen määrän takia. Olimme jo testanneet monia ilmasohjelmia ja kokeiluversioita, mutta sellaista sovellusta ei vielä löytynyt, johon olisimme olleet loppuun asti tyytyväisiä. Emme kuitenkaan halunneet tyytyä ajatukseen, että jos tarvitsee jotain ohjelmaa vain vähän, käytöstä pitää joko maksaa suhteettoman paljon tai tyytyä huonosti itselle sopivaan sovellukseen.

Sovelluksia testatessamme arvioimme aina myös laajemmin niiden toimivuutta pienissä yrityksissä, eikä pelkästään omassa käytössämme. Koska mieleistä, pieneen käyttöön sopivaa valmista ratkaisua ei löytynyt, päätimme selvittää, saisimmeko tehtyä sellaisen itse. Lisäksi, kun ajopäiväkirja olisi omilla kotisivuilla, hallitsisimme itse myös ajopäiväkirjaan liittyviä henkilötietoja. Tämän seikan painoarvo kasvaa tulevaa EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) ajatellessa. Projektimme onnistuikin helposti ja ajopäiväkirja toimii juuri kuten haluamme.

Meillä ykkösvaatimuksena oli, että tehdyn matkan tiedot saa puhelimella helposti tallennettua jo autossa, eikä matkamittarin lukemia tarvitsee erikseen kirjata muistiin vaikkapa paperilapulle. Emme myöskään kaivannet automaattista gps-paikannusta, mikä tuo kokemuksemme mukaan helposti mukanaan aikaa vieviä haasteita: jos esimerkiksi unohtaa lopettaa matkan oikeassa paikassa, tietoja joutuu jälkikäteen korjailemaan. Halusimme myös, että matkan joka yksityiskohtaa ei tarvitse täyttää alusta loppuun autossa istuen, vaan että autossa voisi halutessaan tallentaa vain välttämättömät tiedot, kuten mittarilukemat ja työpöydän ääressä loput.

Ajopäiväkirjassamme matkoja voi lisätä helposti suoraan autossa tietokantaan, josta ne voidaan jälkikäteen lisätä kirjanpitoon joko tulostamalla yksittäin paperille tai pdf-tiedostoksi tai lataamalla ne listana Excel-tiedostoon. Excelissä päästään myös hyödyntämään taulukkolaskennan ominaisuuksia, ja voidaan muuttaa tiedostomuoto kirjanpidossa yleiseen csv-muotoon. Kaiken kaikkiaan paras ominaisuus meidän mielestämme on, että ohjelma ei ole "liian hieno", vaan kentät ovat vapaamuotoisia ja tietojen täyttö ja muokkaus on helppoa. Teimme käyttöliittymän ajatellen käytön helppoutta matkan tekijälle.

Tärkeänä huomioitavana asiana tulee myös mietittäväksi käyttöoikeusryhmät ja -tasot, joilla ajopäiväkirjaan pääsee täyttämään tietoja. Eihän toki ole tarkoitus että kaikilla sivulla vierailijoilla olisi sinne pääsy, vaan tietoja pääsee syöttämään ja muokkaamaan eri tasoisesti, omien käyttöoikeuksien mukaan. Kotisivut tarvitsevat myös palvelintilan ja palvelimelle dynaaminen järjestelmä asettaa tiettyjä vaatimuksia. Webbihotellien palvelupaketit kuitenkin vastaavat nykyisin hyvin näihin vaatimuksiin jo muutamien eurojen kuukausihintaisten palvelupakettien osalta.

Kysy lisää: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Terveisin,

- MMM-tiimi

Asiasanat:

Sähköposti

Liittyvät artikkelit

Käytämme evästeitä

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä ja analysoimme kävijätietoja anonymisoidusti. Evästeet ovat tarpeelisia sivuston toiminnan kannalta, Voit päättää itse, haluatko hyväksyä evästeet vai et. Huomaa kuitenkin, että jos hylkäät evästeet, et ehkä pysty käyttämään kaikkea sivustomme sisältöä parhaalla mahdollisella tavalla.
Löydät tämän evästevalinnan myöhemmin myös sivun alatunnisteesta.