Työtunnit ja ajokilometrit kirjataan vielä monissa yrityksissä paperiseen kalenteriin tai muistilapuille. Tämä onkin kätevä ja nopea tapa saada asiat muistiin. Mutta kun tulee aika kirjoittaa lasku, tietoja voi joutua etsimään monesta eri paikasta, mikä on hidasta ja vaivalloista ja myös epävarmaa. Pahimmillaan osa työtunneista tai tarvikkeista voi jäädä kokonaan laskuttamatta, jos oikea lappunen ei satu käsille kun laskua kirjoitetaan. Lue artikkelista meidän ratkaisumme: Käyttämällä muistiinpanojen tekemiseen omilla verkkosivuillanne toimivaa WorkMemo-muistikirjaa, teette muistiinpanot helposti ja löydätte ne yhdestä paikasta.
Nopea kuin muistilehtiö
WorkMemo on kehittämämme yksinkertaisen tehokas sähköinen muistikirja, joka asennetaan yrityksen omille kotisivuille. Sen käyttö on helppoa ja nopeaa: kirjaudutte vaikkapa puhelimellanne omille kotisivuillenne käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla, tallennatte halutut tiedot ja se on siinä. Paras ominaisuus on yksinkertaisuus. Tietoja pitää usein saada kirjattua muistiin nopeasti ja juuri silloin kuin tapahtuu. Esimerkkinä vaikkapa ajokilometrien kirjaaminen, kun ollaan saavuttu kiireessä työkohteeseen, eikä ole aikaa jäädä autoon istumaan ja laatimaan täydellistä reittiselostusta: WorkMemoon voitte sillä hetkellä tallentaa muistiin vaikkapa matkamittarin kolme viimeistä numeroa ja loput tiedot reitistä voi täydentää myöhemmin.
Nopea muistikirjamainen käytettävyys on yrittäjän arjessa tärkeää ja siksi WorkMemossa ei ole ainuttakaan pakollista kenttää, missä tietojen puuttuminen tai väärä muoto estäisi ärsyttävästi tallennuksen. Muistilehtiön tavoin se ei myöskään yritäkään siirtää tietoja suoraan kirjanpitoon tai laskutukseen, eli voitte käyttää nykyistä laskutusohjelmaanne kuten ennenkin.Tärkeää on myös, että yrityksenne ei tule sidotuksi mihinkään kuukausimaksulliseen palveluntarjoajaan, kuten useimpien markkinoilla olevien nettipohjaisten ratkaisujen kanssa käy. Tiedot myös säilyvät täysin omassa kontrollissanne.
Joustava käyttää
WorkMemo on tehty ajatuksella, että digitalisaation pitää palvella ihmistä eikä ihmisen järjestelmiä. Vapaamuotoisiin kenttiin voikin tallentaa juuri sen verran tietoa kuin haluaa ja ehtii ja vaikkapa sitten illalla kotikoneella täydentää tietoja lisää. Esimerkiksi työmaalle tullessa voi puhelimella naputella työn aloitusajan ja myöhemmin kirjoittaa tarkemmin, mitä päivän aikana tehtiin. Muistiinpanoista syntyy rivi tietokantaan ja niitä on helppo tarkastella ja muokata jälkikäteenkin.
Kun on aika kirjoittaa laskuja asiakkaille, WorkMemosta voidaan valita halutut rivit ja ladata ne taulukkomuodossa omalle koneelle. Ladattu laskentataulukko voidaan sitten avata esim. MS Excelillä, OpenOfficella tai Googe Sheetsillä, jolloin sarakkeita voidaan lisätä tai poistaa, tehdä laskukaavoja, muokata otsikointia jne. Näin taulukosta saadaan muutamassa minuutissa stilisoitua juuri halutunlainen erittelyliite laskuun. Jos laskuun poimittavia rivejä on vain vähän, tarvittavat tiedot voi katsoa suoraan WorkMemon listanäkymästä, eikä tarvitse ladata xls-tiedostoa.
Mitä etua WorkMemosta on verrattuna muihin markkinoilla oleviin ratkaisuihin?
- Se on asennettuna omien kotisivujenne yhteyteen, ettekä tarvitse lisäpalvelua tai erillistä nettiosoitetta, mihin mennä.
- Sen käyttö on nopeaa ja helppoa
- WorkMemosta ei tule erillistä kuukausimaksua - käyttö on siis asennuksen jälkeen maksutonta.
- Käyttäjiä voi olla useita ja käyttö on edelleen maksutonta
- Käyttöoikeustasoja voi olla useampia, esimerkiksi niin, että työntekijät näkevät kukin vain omat merkintänsä, mutta esimies näkee kaikkien merkinnät.
- WorkMemoa voidaan räätälöidä edullisesti jos on tarvetta, esim. lisätä/poistaa kenttiä tai muuttaa niiden otsikointia
- Kaikki tiedot, myös henkilötiedot, pysyvät koko ajan omassa kontrollissanna.
- Helppokäyttöisyys, "ei liian hienoja toimintoja", on ehdoton etu, jota varsinkin vaikeaselkoisia järjestelmiä käyttäneet osavat arvostaa.
- Lisäksi: tuntuu paljon mukavammalta kirjautua oman yrityksen kotisivuille omaan järjestelmään, kuin jonkun muun palveluun.
- Tietojen tallentaminen omilla verkkosivuilla antaa asiakkaille vaikutelman edelläkävijästä.
Tiedot säilyvät tietokannassa
Workmemon tietokantaan voit myös tallentaa käytännössä määrättömasti rivejä eli päivittäisiä muistiinpanoja. Esim. 10000 tapahtumariviä ei ole tietokannan näkökulmasta kovin paljoa, mutta sinulle se voi tarkoittaa, että pystyt muutamalla klikkauksella palaamaan vaikkapa vuosien takaisiin tapahtumiin. Kun WorkMemon Excel-muotoisia tulosteita liitetään myös juoksevan kirjanpidon tositteiksi, tietovarannon arvo voi olla esimerkiksi verotarkastuksessa korvaamaton. Esimerkiksi useiden vuosien takaisiin tositteisiin liittyvät päivittäiset tapahtumat löytyvät tietokannasta hetkessä.
Miten sitten saan WorkMemon käyttöni? Tarjoamme tällä hetkellä WorkMemoa omille asiakkaillemme ja se asennetaan tekemillemme Joomla!-järjestelmällä tehdyille kotisivulle. Jos yrityksellänne ei ole kotisivuja tai ne kaipaavat uudistamissta, kannattaa ottaa meihin yhteyttä. Tilaamalla MMM-Extra -verkkosivupaketin saatte WorkMemon valmiiksi asennettuna, lisäksi sisäänkirjautumismoduulin ja vain kirjautuneille käyttäjille näkyvän valikon sekä luomme tarvittavat käyttäjätilit (enintään 5 käyttäjätiliä, laajennettavissa). Käyttäjätilit voidaan määritellä niin, että kukin käyttäjä näkee ja voi muokata vain omia tietojaan. Jos niin halutaan, kenttiin voidaan myös asettaa validointeja, jolloin ladattavaa csv-muotoista tiedostoa on helpompi hyödyntää muissa ohjelmistoissa, mutta tällöin myös menetetään muistikirjamaista toiminnallisuutta.
Tietoturvasta on tärkeää huolehtia
Sivuston tietoturva on tärkeää pitää kunnossa. Artikkelissamme Ovatko kotisivujenne tietoturvapäivitykset ajan tasalla on käsitelty kotisivujen tietoturvaa. Joolma!-sivustot ovat turvallisia ja hyvin suojattuja murtoja vastaan, mutta täydellistä suojaa tuskin mikään sivusto tai järjestelmä pystyy takamaan. Nostamme kaksi asiaa ylitse muiden, joilla voi merkittävästi itse parantaa sivustonsa tietoturvaa:
- Käytä hyviä salasanoja ja pidä nistä hyvää huolta. Hyvä salasana on riittävän pitkä, siinä on isoja ja pieniä kirjaimia, erikoismerkkejä ja numeroita. Perheenjäsenten tai lemmikkien nimiä ei kannata käyttää, koska murtautuja usein löytää ne esim. sosiaalisesta mediasta. Älä käytä samaa salasanaa kuin yhdessä palvelussa.
- Huolehdi siitä, että kotisivujesi järjestelmäpäivitykset pidetään ajan tasalla. Päivitykset sisältävät usein parannuksia ja korjauksia tietoturvaan ja jos niitä ei tehdä, se on kuin jättäisi talon takaoven lukitsematta. Suosittelemmekin aina tilaamaan meiltä myös ylläpitopaketin kotisivustolle. Se on edullinen tapa pitää järjestelmä ja lisäosat ajan tasalla.
Jos kiinnostuit WorkMemosta, ota meihin yhteyttä Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.. Voit myös tehdä suoraan tilauksen kotisivupaketista Mill Shopissa ja kun otamme sen tiimoilta yhteyttä, sovitaan myös WorkMemon asennuksesta ja käyttäjätilien luonnista. WorkMemo on jälleen yksi erinomainen lisäsyy tilata yrityksellenne kotisivut meiltä!
Terveisin, - MMM-tiimisi
Muita aiheeseen liittyviä artikkeleita:
