Tässä artikkelissa kerromme, mitä digitalisaatio meidän mielestämme merkitsee pienelle yritykselle. Varsinkin markkinoinnissa sen hyötyjä mielestämme osin liioitellaan. Toisaalta digitalisatio on jo tullut jokapäiväiseen elämäämme ja se tarjoaa koko ajan uusia, jopa täysin maksuttomia mahdollisuuksia, joita ei missään nimessä kannata jättää käyttämättä.
Todettakoon vielä, että tässä artikkelissa tarkastellaan digitalisaatiota sellaisen yrityksen näkökulmasta, jonka toimialaan ict-kehittäminen ei suoraan kuulu. Tyypillisesti nämä yritykset toimivat palveluiden, kaupan, kuljetuksen tai rakentamisen aloilla ja käyttävät sähköisiä järjestelmiä hyvinkin vaihtelevasti. Sähköposti lienee tänä päivänä jo jokaisella yrittäjällä, mutta esimerkiksi kotisivuja tai yrityksen Facebook-profiilia ei ole läheskään kaikilla. Haluamme tässä antaa eväitä yrittäjille, jotka miettivät uusia ratkaisuja ja ovat ottamassa niitä käyttöön.
Tämän päivän viestinnässä nostetaan esille lähinnä kahta yrityksille suunnattua digitalisaation osa-aluetta: pilvipalveluja ja taloushallintoon liittyviä palveluja. Pilvipalvelut liittyvät yleensä tiedon varastointiin, mutta myös monet toimistosovellukset toimivat pilvessä. Esimerkiksi Google Docs tarjoaa maksuttomia toimisto-ohjelmistoja ja monia muita sovelluksia rekisteröityneille käyttäjille.
Pilvessä olevan tallennustilan osalta kannattaa miettiä, mihin sitoutuu ottaessaan tallennustilan käyttöön. Esimerkiksi tietokoneen tai puhelimen hankinnan yhteydessä saatetaan tarjota maksutonta ja jaettavaa tallennustilaa, mutta se saattaa olla maksutonta vain tietyn ajan. Tämän jälkeen kustannus voi olla muutamista euroista muutamiin kymppeihin kuukaudessa. Jos sopimusta ei haluakaan jatkaa ja tallennettua materiaalia on paljon, sen siirtäminen voi osoittautua yllättävän työlääksi.
Toisaalta pilvitallennusta puoltaa, että esim. Googlen kokoisen operaattorin tajoama tila on turvallista, eikä tarvitse pelätä tietojen katoamista vaikkapa kovalevyn rikkoutumisen seurauksena, kuten omalla työasemalla voi käydä. Tiedot ovat myös hyvin suojassa, kunhan salasana on riittävän vahva. Neuvomme onkin, että pilvessä olevaa tallennustilaa kannattaa käyttää, kunhan se on luotettavan tahon tarjoamaa ja edullista, mielellään jopa maksutonta. Kannattaa kuitenkin aina myös miettiä, miten mahdollisesti hyvinkin suuren tietomäärän, saa tarvittessa siirrettyä pilvestä omaan tallennustilaan.
Taloushallinnon netissä toimivat ohjelmistot perustuvat käytännössä aina kuukausilaskutukseen. Laskun suuruun riippuu valittavien palveluiden laajuudesta ja halutusta käyttäjien (lisenssien) määrästä. Ensi silmäyksellä edulliselta näyttävän ohjelmiston vuosikustannukset voivat nousta useisiin satoihin eurohin, mikä on pienelle ja varsinkin aloittavalle yrittäjälle iso summa. Kun vielä muistetaan, että omalle työasemalle asennettavan hyvän laskutusohjelman voi saada hankittua muutaman kympin kertamaksulla, pilvessä toimivan ratkaisun täytyy tuottaa selvää ja konkreettista lisäarvoa.
Vaihtoehtojen kustannuksia kannattaa ajatella kuten investointia: mikä on investoinnin tuotto eri vaihtoehdoissa. Tuottoja voivat olla säästyneen työajan tuoma rahan säästö tai että kaikki asiakasprojektille kohdistuvat hankinnat ja työtunnit tulevat varmasti laskutettua, kun niitä ei ole kirjoitettu eri paperilapuille. Toiselta puolen on hyvä huomata, että monesti mainostettu "kätevyys", ts. että voi tallentaa tietoja tai kuitteja missä tahansa, voi johtaa tehottomaan ajankäyttöön. Tuottava tapa tehdä hallinnollisia töitä on varata niihin vaikka pari tuntia kerrallaan oman työpöydän äärestä sen sijaan että kirjaudutaan useita kertoja päivässä järjestelmään jonkin yksittäisen tiedon syöttöä varten.
Nettipohjaiset ratkaisut ovat toimivia ja jopa välttämättömiä silloin, kun useat henkilöt tallentavat tietoa järjestelmään toisistaan riippumatta. Tyypillinen tilanne on, kun yrityksellä on useita työntekijöitä eri työkohteissa ja liikutaan työpäivän aikana kohteesta toiseen. Tällöin on kätevää saada laskutustiedot päivitettyä juoksevasti järjestelmään.
Digitalisaation suurin hyöty useimmille pienyrityksille on mielestämme kuitenkin se, että asiakkaisiin saadaan luotua yhteys monia toisaan tukevia kanavia pitkin ja paljon paremmin kuin ennen. Asiakas voi saada asiansa eteenpäin 24/7, juuri silloin kun hänellä on tarve saada ongelmansa ratkaistua. Tähän me haluamme kiinnittää huomiota: tehdään asiakkaalle mahdollisimman helpoksi ostaa juuri teilta.
- MMM-tiimi
Aiheeseen liittyviä muita artikkeleita:
