MMM-Blogi

lauantai, 07 marraskuu 2020 08:39

Hyvä laskutusohjelma pienille ja alkaville yrityksille: Invoice Ninja

Arvostele tätä artikkelia
(1 ääni)

Tarvitsetko nykyaikaista ja helppokäyttöistä laskutusohjelmaa, jossa on kuitenkin kasvuvaraa yrityksesi kasvaessa? Sellaista, jossa asiakkaasi voivat maksaa lähettämäsi laskut suoraan netissä tai halutessaan tulostaa ne paperille ja maksaa pankkisiirtona? Invoice Ninja tarjoaa nämä ja paljon muita ominaisuuksia asiakasrekisteristä projektinhallintaan. Ja mikä parasta, Invoice Ninjan voi saada maksutta käyttöönsä.

Mikä on Invoice Ninja?

Invoice Ninja on verkossa toimiva avoimeen lähdekoodiin perustuva laskutusohjelma. Ohjelmisto on rakennettu ja sitä kehitetään vapaaehtoisvoimin  projektissa, jonka kotisivu löytyy osoitteesta https://www.invoiceninja.org/. Invoice Ninja eroaakin monista tarjolla olevista ratkaisuista siinä, että se voidaan asentaa maksutta omaan käyttöön. Ohjelma voidaan asentaa esimerkiksi samalle palvelimelle, missä yrityksen kotisivut jo ovat. Tällöin lisäkustannuksia ei yleensä synny, koska kotisivutilastahan maksetaan jo vuosimaksua muutenkin.

Invoice Ninjassa on toimintoja monipuolisesti, ja ne riittävät suuremmankin yrityksen tarpeisiin. Laskutuksen lisäksi sitä voidaan käyttää myös vaikkapa projektinhallintaan tai tarjousten lähettämiseen asiakkaille. Kuitenkin, jos halutaan käyttää ohjelmaa vain laskujen kirjoittamiseen ja lähettämiseen, se on helppoa, selkeää ja nopeaa. Määritellään ensin perusasetukset, kuten oman yrityksen nimi ja yhteystiedot, käytettävät ALV-kannat ja maksehdot ja -tiedot jne, valitaan laskun ja fonttien muotoiluja ja haluttu laskupohjamalli. Sitten voidaankin jo kirjoittaa lasku.

Näkymä Invoice Ninjan hallintapaneeliin. Ohjelmassa on monipuolisesti toimintoja myynnin ja laskutuksen hoitamiseen.
Invoice Ninjan hallintapaneeli.

Laskua kirjoitettaessa tarvitaan luonnollisesti tietoja asiakkaasta. Asiakkaan tiedot voi tallentaa joko etukäteen asiakasrekisteriin tai sitten laskun kirjoituksen yhteydessä "vauhdissa". Myös tuotenimikkeiden lisääminen laskuriveille on helppoa: Tuotteita voi tallentaa etukäteen tuoterekisteriin tai vain yksinkertaisesti kirjoittaa vapaamuotoisesti riville, mitä on myyty. Kun lasku on valmis, napsautetaan 'Lähetä sähköpostilla' -painiketta, jolloin lasku lähtee asiakkaalle, käyttäen ohjelmaan määriteltyä sähköpostitiliä. Ohjelmisto sisältää myös monipuoliset raportointitoiminnot myynnin seurantaa varten.

Ohjelmistossa on hyvät valmiudet online-maksutapoihin kun halutaan, että asiakkaat voivat maksaa laskut verkossa. Tällöin maksutapahtumista voidaan myös saada tiedot suoraan ohjelmaan, mikä helpottaa maksamisen seurantaa. Olemme tässä vaiheessa ehtineet testata vasta pankkisiirto-maksutapaa, joten emme vielä tässä artikkelissa mene online-maksutapoihin syvällisemmin.

Myynnin kokonaisuus hallintaan

Ohjelman eri osiot toimivat saumattomasti yhteen. Kokonaisuus on hyvin toimiva, mutta kuten todettua, kaikkia osioita ei tarvitse käyttää, jos niille ei ole omassa yrityksessä tarvetta.

Myyntiprosessin aloitusta varten on Ehdotukset-osio, jossa voi editorin avulla muotoilla ja lähettää asiakkaalle tyylikkäästi muotoillun ja kiinnostusta herättävän ehdotuksen esimerkiksi yhteisestä projektista. Kun asiakas kiinnostuu, seuraavaksi hänelle voi tehdä tarjouksen ja kun asiakas on hyväksynyt sen ja työ on tehty, tarjous voidaan muuntaa laskuksi. Koko prosessi säilyy dokumentoituna ohjemistossa, myös liiteasiakirjoineen ja kuvineen. Tästä on iso apu tarjousten hallinnassa. Ja jos esimerkiksi projektin aikana tulee tarvetta palata siihen, mitä sovittiinkaan, asiakirjoja voi tarkastella vaikka yhdessä asiakkaan kanssa kirjautumalla ohjelmaan ja avaamalla asiakkaalle tehty tarjous.

Invoice Ninjassa on myös projektinhallintaosio, jonka avulla laajemmat projektit voidaan pitää hallinnassa. Projektille voidaan kohdistaa kuluja ja käyttää hyväksi työajanseurantaa, jolloin nähdään, miten pysytään budjetissa. Projektinhallinta ja muut ohjelmiston osiot ovat helppokäyttöisiä. Toki niiden käyttö vie hieman aikaa, mutta projektien kunnollinen seuranta tuottaa käytetylle ajalle useimmiten hyvän rahallisenkin korvauksen.

Itse asennettu vai valmiiksi ylläpidetty?

Invoice Ninjan saa käyttöönsä kahdella tavalla: joko asentamalla sen itse omaan palvelintilaan (self-hosted), tai luomalla käyttäjätilin www.invoiceninja.com -palvelussa (hosted). Tässä artikkelissa keskitymme itse asennettavaan versioon, mutta sivuamme myös ns. "hostattua" versiota. Molemmilla on etunsa.

Asennuksen voi hyvin tehdä itse, jos on hieman tutustunut sovellusten asentamiseen palvelimelle.  Kuten sanottua, yrityksen oma kotisivutila voi hyvinkin tarjota valmiin alustan ohjelmistolle. Ohjelmiston koko on noin 500 Mt ja lisäksi on hyvä olla tilaa varmuuskopioita varten. Tilaa olisi siis hyvä olla käytössä ainakin parisen gigatavua, koska kotisivut ja sähköpostitkin vaativat osansa.

Invoice Ninja voidaan asentaa omaan erilliseen kansioonsa tai luoda sille alidomainin. Www-osoite omaan laskutusohjelman olisi tällöin muotoa www.yritys.fi/laskut tai www.laskut.yritys.fi. Haluttaessa kirjoittaa lasku, kirjoitetaan ensin em. osoite selaimen osoiteriville, jolloin päästään sisäänkirjautumissivulle. Sisään ohjelmaan kirjaudutaan käyttäjätunnuksen ja salansanan avulla.

Yrityksen kotisivut sijaitsevat aina jollain palvelimella ja toimintoja omassa palvelintilassa hallinnoidaan yleisesti c-Panel-sovelluksen avulla. Esimerkiksi Suomen Hostingpalvelu Oy:n palvelussa Invoice Ninja on suoraan valittavissa c-Panelin Asenna sovelluksia-näkymästä ja asennus onnistuu muutamalla napsautuksella. Asennuksen jälkeen siirrytään itse ohjelmaan ja määritellään sinne oman yrityksen perustiedot. Jos c-Panelissa liikkuminen on tuttua, myös tämän ohjelmiston asennuksen pitäisi onnistua ongelmitta.

InvoiceNinjaa tarjotan maksutta myös valmiiksi ylläpidettynä versiona (ks. https://www.invoiceninja.com/), jolloin sitä ei tarvitse asentaa itse, vaan luodaan ainostaan käyttäjätili ja määritellään yrityskohtaiset asetukset. Tämä on myös harkitsemisen arvoinen vaihtoehto. Maksuton kausi alkaa 14 pv ajan pro-version ominaisuuksilla, jonka jälkeen ohjelman ominaisuuksia vähennetään. Maksuttoman lisenssin luvataan olevan voimassa ikusesti.

Onko tämä kaikki todella maksutonta?

Avoimeen lähdekoodiin ja vapaaehtoistyöhön perustuvan projektin tuotoksena Invoice Ninja on todellakin itsessään maksuton. Maksuttomassa versiossa ainoa havaitseemamme "haitta", on Invoice Ninjan logo, joka tulostuu melko näkyvästi jokaisen laskun alatunnisteeseen. Jos se ei haittaa, ei tarvitse tehdä mitään, mutta jos siitä haluaa päästä eroon, voi hankkia White label -lisenssin. Se maksaa 30$ vuodessa ja on on varsin kohtuullinen korvaus, auttaen samalla tukemaan ohjelmiston kehitystyötä tulevaisuudessa.  

Valmiiksi ylläpidetyn (invoiceninja.com) version osalta yhden yrityksen pro-linsenssi maksaa tätä kirjoitettaessa 100 $/vuosi (noin 100€/v). Tämän lisäksi on tarjolla laajempia ns. yrityslisenssejä. Esim. 1-2 käyttäjän yrityslisenssi maksaa 14$/kk. Maksullistenkin lisenssien hinnat ovat siis varsin kohtuullisia, jos sellaisiin tulee tarvetta siirtyä. Tarkemmat tiedot kannattaa katsoa suoraan InvoiceNinjan kaupallisen version kotisivulta, https://www.invoiceninja.com. Valmiiksi ylläpidetyssä maksuttomassa versiossa voi luoda enintään 100 asiakkaan asiakasrekisterin.

Lisäksi on hyvä muistaa, että otettaessa käyttöön online-maksutapoja, niistä voi tulla perustamis- tai kuukausimaksuja, palveluntarjoajasta riippuen. Joissakin palveluissa maksu perustuu prosenttiosuuteen välitetyn rahan määrästä, mikä voi olla uudelle yritykselle tai pienimuotoisessa toiminnassa edullistakin. Kun kassavirtaa tulee lisää, voidaan siirtyä joustavsti muihin(kin) maksutapoihin.

Onko InvoiceNinja suomenkielinen?

InvoiceNinja on käännetty suomen kielelle. Käännöksessä on kuitenkin tällä hetkellä melko paljon puutteita. Olemmekin käyneet sen suurimmaksi osaksi läpi ja parantaneet sitä merkittävästi. Parannukset saadaan toivottavasti mukaan jo seuraavaan ohjelman päivitysversioon. Meillä on kuitenkin jo nyt käytössä huomattavasti parempi kopio käännöstiedostosta kuin mitä ohjelmistossa on asennettuna ja sitä voi haluttaessa tiedustella meiltä.

Miten tästä eteenpäin?

Kannattaa tutustua ensin Invoice Ninjan www-sivuihin. Sen jälkeen voi luoda maksuttoman käyttäjätilin www.invoiceninja.com -palvelussa, jolloin pääsee tutustumaan ohjelmaan käytännössä. Tällöin kyseessä on siis ohjelman ylläpidetty (hosted) versio.  Jos ohjelmisto vaikuttaa sopivalta ja yrityksellänne on jo kotisivut, joissa palvelintilan hallinnointiin käytetään c-Panel-sovellusta, asennuksen pitäisi onnistua melko suoraviivaisesti. InvoiceNinjan kotisivujen kautta löytyy myös hyvä dokumentaatio asennuksen ja käyttöönoton tueksi. Tarvittaessa voimme auttaa asennuksessa, vaikka emme ohjelmiston jälleenmyyjä olekaan.

Jos teillä on tarvetta hankkia uudet tai uusia nykyiset kotisivut, voimme tehdä perusasennuksen puolestanne kaupan päälle ja maksutta samassa yhteydessä kun kotisivut otetaan käyttöön. Mahdollinen yrityskohtainen konfiguraatio veloitetaan erikseen, mutta se on helppo tehdä myös itse. Tarjouksemme on voimassa toistaiseksi (6.11.20 alkaen).

Jos InvoiceNinja kuitenkin vaikuttaa turhan järeältä käyttöönne, kannattaa tutustua myös saumattomasti omiin verkkosivuihin integroitavaan ccInvoices-laskutusohjelmaan. Löydätte siitä useampiakin artikkeleita tästä blogistamme.

Kysy lisätietoja: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Lähteet:

https://www.invoiceninja.org
https://www.invoiceninja.com

Terveisin, MMM-tiimi

Luettu 52 kertaa Viimeksi muutettu torstai, 26 marraskuu 2020 10:15
Muita artikkeleita tässä kategoriassa: « Hyvällä käännöksellä parempaan käyttäjäkokemukseen!

Jätä kommentti

Kirjoita kommenttisi ja täytä myös muut pakolliset tiedot (kentät merkitty tähdellä*). HTML-koodi ei ole sallittu.

Kategoriat

Tilaa tästä uutiskirjeemme

Tilaa uutiskirje

Tilaamalla uutiskirjeemme saat uusimmat artikkelit ja muuta hyödyllistä tietoa suoraan sähköpostiisi. Uutiskirje julkaistaan noin kolme kertaa vuodessa. Voit halutessasi lopettaa tilauksen koska vain.
Hyväksyn Ehdot ja säännöt

# Top 10 luetuimmat

© 2016-2019 My Marketing Mill - All Rights Reserved
My Marketing Mill on Spin off Mill Ky:n aputoiminimi, y-tunnus 2757171-9. Alv rek.
Käytämme sivustollamme evästeitä tuottaaksemme sinulle paremman käyttökokemuksen sekä tilastointia, markkinoinnin kohdentamista ja palvelujemme kehittämistä varten. Jatkamalla sivujemme käyttöä hyväksyt evästeet ja sivujemme käyttöehdot, ks. lisätietoa.